De zeevracht Black Box: Pak de regie terug in 3 stappen

Maandagochtend. De ETA van die cruciale container was vorige week. Het platform van je expediteur zegt ‘In Transit’. Je belt. Je wacht tot ze terugbellen. En jij mag je stakeholders wéér vertellen dat er vertraging is, zonder te weten waarom.

Dat gevoel van blind varen, niet weten waar je container is én waarom die te laat is… dáár verlies je de grip op je supply chain.

Jarenlang hebben we geaccepteerd dat dit erbij hoort. Maar dit verlies van controle is geen noodzakelijk kwaad. Het is een symptoom van de ‘black box’ die door traditionele expediteurs in stand wordt gehouden: een systeem gebouwd op ondoorzichtige informatie en beperkte keuzes.

Het goede nieuws? Je hoeft hier geen genoegen mee te nemen. Hier zijn drie concrete stappen om dat systeem te doorbreken en de controle definitief terug te pakken.

Stap 1: Eis volledige transparantie, niet alleen een trackinglink

De meeste expediteurs bieden je een trackinglink. Een stipje op een kaart. Maar dat is een illusie van controle. Een statusupdate is reactief; het vertelt je waar je container was. Echte controle is proactief en komt voort uit data die je vooraf krijgt.

De reden dat je deze data vaak niet krijgt, is een ingebakken belangenconflict. Wat optimaal is voor het businessmodel van je expediteur – een zending boeken bij een rederij waarmee ze een lucratieve deal hebben – is niet altijd optimaal voor jouw supply chain. Ze presenteren je optie A en B, maar verzwijgen optie C, D en E die beter bij jouw planning of budget passen, maar waar zij minder aan verdienen. Toch is dit informatie die je wilt weten voor het maken van je boeking. Dit zorgt er namelijk voor dat je een weloverwogen keuze kunt maken, kijkend naar de prijs en je planning.

Doorbreek dit patroon door voor elke zending deze drie datapunten te eísen:

1. Naam van de rederij en het schip (IMO-nummer): Hiermee kun je onafhankelijk de locatie verifiëren. Geen excuses meer over ‘vertraging in de keten’.
2. De exacte route, inclusief alle overslaghavens: Elke overslag is een risico. Een directe route is fundamenteel anders dan één met drie overslagen.
3. De naam van de lokale agent op bestemming: Wie handelt jouw container af? Bij problemen wil je een direct contact, geen tussenpersoon.

Een importeur van consumentenelektronica betaalde onlangs voor een ‘premium service’ vanuit Shenzhen. De container was twee weken te laat, waardoor hun productlancering in het water viel. Wat bleek? Hun zending was geboekt op een trage budgetrederij met drie verborgen overslaghavens om de marge voor de expediteur te maximaliseren. Ze betaalden voor een sneltrein, maar zaten op een boemeltje.

Als je expediteur aarzelt om deze data met je te delen, dan moeten alle alarmbellen afgaan. Je zit in de black box.

Tip: Op het Cargoplot-platform vergelijk je vervoerders en routes vooraf op basis van deze feiten. Zo kies je bewust de optie die bij jouw planning past.

Stap 2: Focus op de totale kosten, niet alleen op de offerteprijs

Het is verleidelijk om voor de laagste FAK-rate (Freight All Kinds) te gaan. Maar de goedkoopste offerte is zelden de goedkoopste zending. De werkelijke kosten worden bepaald door wat er daarna gebeurt.

Een onbetrouwbare, goedkope route leidt bijna onvermijdelijk tot extra kosten in de haven. Zonder inzicht in de kosten van de gehele keten, is goedkoop is uiteindelijk duurkoop. Dit doen expediteurs bijvoorbeeld door goedkope zeevracht aan te bieden, maar later meer marge pakken op het wegtransport. De drie belangrijkste boosdoeners zijn:

• Demurrage: Kosten voor het te lang gebruiken van de container binnen de terminal.
• Detention: Kosten voor het te lang gebruiken van de container buiten de terminal.
• Operationele schade: Dit zijn geen directe kosten, maar misgelopen omzet door stock-outs, productielijnstops of lege schappen.

In Rotterdam en Antwerpen tikken demurrage- en detentionkosten genadeloos aan, vaak €100-€150 per dag per container. Een week vertraging door een slechte routekeuze kost je dus al snel €1.000 extra, los van de commerciële schade.

Stop met staren naar de FAK-rate. Vergelijk opties op basis van hun risicoprofiel. Een iets duurdere route met een punctualiteit van 98% is vaak stukken goedkoper dan de budgetoptie met 85% punctualiteit en de bijbehorende risico's op extra kosten. Dat is strategisch importeren.

Stap 3: Centraliseer communicatie en elimineer chaos

Hoeveel e-mails zijn er verstuurd over je laatste Bill of Lading? Hoeveel versies van de paklijst circuleren er? De inbox is de grootste saboteur van een soepele zending. Het leidt tot misverstanden, fouten in documentatie en kostbare vertraging bij de douane.

De oplossing is een ‘single source of truth’: één centrale, gedeelde omgeving waar alle communicatie, documenten en statusupdates samenkomen. Dit creëert een sluitend, chronologisch dossier voor elke zending. Geen discussies meer over wie wat wanneer heeft gezegd.

Neem bij je expediteur de proef op de som: "Bieden jullie een gedeeld platform waar we alle documenten en communicatie kunnen centraliseren?" Als het antwoord "nee" is, dwingen ze je om in de e-mailchaos te leven.

Tip: Elke zending in Cargoplot fungeert als een 'Single Source of Truth'. Alle documenten, updates en berichten staan op één plek. In de praktijk elimineert dit tot 90% van de interne e-mails over de status van zendingen.

Van brandjes blussen naar strategische regie

Het probleem is niet de complexe markt. Het is een verouderd, analoog systeem dat gedijt bij een gebrek aan data, onvoorspelbare kosten en versnipperde communicatie.

Door uit de afhankelijkheidsrelatie met één partij te stappen en te kiezen voor een platform, verander je het systeem. Je rol transformeert. Je bent niet langer een operationeel manager die reactief problemen oplost, maar een strategische architect die per zending de juiste afweging maakt tussen snelheid, kosten en betrouwbaarheid.

Je stemt je voorraadplanning af op betrouwbare data. Je kiest bewust voor een duurdere, snellere optie om een deadline te halen, of juist een langzamere route om je marge te verhogen. Dat is de ultieme vorm van controle.