5 redenen waarom transportkosten hoger uitvallen dan verwacht

Als importeur is er niets vervelender dan een factuur die aanzienlijk hoger uitvalt dan de oorspronkelijke offerte. Je hebt je verkoopprijzen gecalculeerd op basis van de geschatte transportkosten, en elke euro extra gaat direct ten koste van je winst. Toch komen deze verrassingen in de logistieke sector vaak voor. Hoe kan dat? En nog belangrijker: hoe voorkom je het? Hieronder bespreken we de vijf grootste valkuilen en hoe je deze omzeilt.

1. Btw en invoerrechten: de verborgen kostenposten in transport

Veel offertes voor internationaal transport focussen puur op het logistieke gedeelte: het verplaatsen van A naar B. Belastingen en heffingen worden hier vaak buiten gelaten, omdat deze niet door de vervoerder, maar door de overheid worden bepaald.

• Btw (VAT): Bij import betaal je in Nederland standaard 21% btw over de douanewaarde van de goederen plus de transportkosten. Hoewel je deze als ondernemer vaak kunt terugvragen (zeker als je een vergunning Artikel 23 hebt), moet je dit bedrag vaak wel eerst voorschieten.
• Invoerrechten: De hoogte hiervan hangt af van de HS-code (Goederencode) van je product. Een verkeerde classificatie kan leiden tot een onverwachte naheffing.

De Cargoplot oplossing: Zorg dat je vooraf de juiste HS-codes bij je leverancier opvraagt. Via het Cargoplot platform zie je direct transparante all-in tarieven voor het transport, zodat je weet welk deel voor de logistiek is.

2. Afwijkingen in afmetingen en gewicht

Een van de meest voorkomende redenen voor stijgende transportkosten is een discrepantie tussen de opgegeven en de werkelijke afmetingen. Vervoerders rekenen namelijk vaak niet met het werkelijke gewicht, maar met het volumegewicht (bij luchtvracht vaak L x B x H / 6000, bij wegtransport / 333).

Als je leverancier doorgeeft dat een pallet 100 kg weegt, maar de dozen zijn zo groot dat ze 200 kg 'aan ruimte' innemen (het belastbaar gewicht), betaal je voor die 200 kg. Ook als dozen tijdens het transport opbollen of niet stapelbaar blijken (non-stackable), schieten de kosten omhoog.

Tip: Vraag je leverancier om de exacte verpakkingsafmetingen ná het inpakken, niet de theoretische afmetingen van het product zelf.

3. Ontbrekende of onjuiste douanedocumenten

Administratieve fouten kunnen leiden tot vertragingen in de haven of op het vliegveld. En in de logistiek betekent tijdverlies bijna altijd geldverlies (in de vorm van opslagkosten, ook wel demurrage & detention genoemd).

Veelvoorkomende issues zijn:

• Exportlicenties: Voor sommige goederen is een specifieke exportvergunning nodig vanuit het land van herkomst.
• Onduidelijke facturen: Als de Commercial Invoice niet overeenkomt met de Packing List, kan de douane de zending vasthouden voor inspectie.
• Externe partijen: In sommige landen (zoals China) moeten exportdocumenten door externe agenten worden geregeld als de leverancier geen exportlicentie heeft. Dit brengt extra kosten met zich mee.

Pro tip: Centraliseer al je documentatie in één digitaal overzicht. Door alles op één plek te beheren in plaats van via losse e-mails, minimaliseer je de kans op menselijke fouten en voorkom je dat cruciale papieren zoekraken.

4. Beperkte geldigheid van transportoffertes

De internationale transportmarkt is volatiel. Tarieven voor zeevracht en luchtvracht fluctueren op basis van vraag en aanbod, olie-prijzen en geopolitieke situaties.

Een offerte die je drie weken geleden hebt ontvangen, is vandaag waarschijnlijk niet meer geldig. Veel offertes hebben een geldigheid van slechts 14 dagen of zelfs minder. Als je productie vertraging oploopt en de goederen later klaar zijn dan gepland, kan het zijn dat de 'oude' prijs is vervallen en je te maken krijgt met een General Rate Increase (GRI) of piekseizoentoeslagen (PSS).

5. Toeslagen voor 'Dangerous Goods'

Sommige goederen vallen onder de categorie 'Gevaarlijke Stoffen' (IMO/ADR) zonder dat je het direct doorhebt. Denk aan producten met lithiumbatterijen, bepaalde chemicaliën, parfums of magnetische materialen.

Voor het vervoeren van deze goederen zijn speciale veiligheidsmaatregelen, documenten (MSDS: Material Safety Data Sheet) en soms speciale verpakkingen nodig. Als dit niet vooraf is gemeld bij de expediteur, zal de rederij of luchtvaartmaatschappij forse boetes en extra handling-kosten in rekening brengen.

Conclusie: Grip op je transportkosten

Onverwachte kosten zijn vaak het gevolg van onvolledige informatie of verouderde offertes. Door proactief te zijn op het gebied van HS-codes, exacte afmetingen en documentatie, kun je de meeste risico's afdekken.

Wil je zekerheid? Cargoplot neemt het giswerk weg. Wij bieden een digitaal platform waar je direct inzicht krijgt in actuele prijzen, zonder verborgen kosten achteraf. Zo blijft je marge intact en je logistiek voorspelbaar.

Veelgestelde vragen over transportkosten

Waarom zijn btw en invoerrechten vaak niet inbegrepen in de transportofferte?

Transportoffertes richten zich doorgaans op de logistieke kosten (het vervoer). Btw en invoerrechten zijn overheidsheffingen die afhankelijk zijn van de waarde van de goederen en de HS-code. Omdat deze losstaan van de dienstverlening van de vervoerder, worden ze apart berekend bij invoer.

Hoe kan ik voorkomen dat de werkelijke afmetingen afwijken van de offerte?

Vraag je leverancier altijd om de exacte afmetingen en het gewicht van de verpakte goederen (dus inclusief pallets en dozen) voordat je een offerte aanvraagt. Zorg dat je weet of de goederen stapelbaar zijn, aangezien niet-stapelbare goederen voor hogere kosten kunnen zorgen op basis van volumegewicht.

Wat gebeurt er als mijn offerte verloopt voordat de goederen klaar zijn?

Transporttarieven zijn sterk onderhevig aan marktveranderingen. Als je offerte verloopt, moet er een nieuwe prijsberekening worden gemaakt op basis van de actuele dagprijzen. Dit kan betekenen dat de kosten stijgen door bijvoorbeeld brandstoftoeslagen of piekseizoentoeslagen. Check daarom altijd de geldigheidsdatum van een offerte bij Cargoplot.

‍