Incoterms: Een heldere introductie

Wat zijn Incoterms?

Incoterms (International Commercial Terms) zijn wereldwijde afspraken die vastleggen wie welke verantwoordelijkheden, kosten en risico's draagt tijdens het transport van goederen. Ze scheppen duidelijkheid over wie de verzending, verzekering, douaneafhandeling en andere logistieke taken regelt. Deze regels worden uitgegeven door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC) en elke tien jaar bijgewerkt om aan te sluiten bij de moderne handelspraktijk.

Het kiezen van de juiste Incoterm is cruciaal. Een verkeerde keuze kan leiden tot onverwachte kosten of verwarring. Zo kan het gebruik van de term CFR bij containervervoer resulteren in hoge lokale kosten in de bestemmingshaven. Door de juiste term te kiezen, bespaar je tijd en geld en voorkom je onnodige stress.

Waarom zijn Incoterms belangrijk in China?

In China is het gebruikelijk dat lokale expediteurs (freight forwarders) veel taken overnemen van de verkoper. Dit kan verwarrend zijn als de afspraken niet zwart-op-wit staan. Soms lijkt een afspraak op papier bijvoorbeeld DAP, maar wordt deze in de praktijk uitgevoerd als EXW, omdat de Chinese expediteur extra diensten aanbiedt. Het begrijpen van deze nuances is essentieel bij het beheren van internationale zendingen.

De meest voorkomende Incoterms uitgelegd

1. Ex-Works (EXW)

Bij EXW is de enige verantwoordelijkheid van de verkoper om de goederen klaar te zetten op de eigen locatie (bijv. de fabriek of het magazijn). Vanaf dat moment draagt de koper alle risico’s en kosten voor transport, verzekering en douane. EXW is ideaal voor grote retailers en ervaren importeurs die hun eigen logistieke keten volledig in eigen beheer hebben.

• Branches: Vaak gebruikt in de zware industrie of bij de inkoop van grondstoffen. Ook populair bij grote modeketens die wekelijks honderden containers uit verschillende fabrieken consolideren in hun eigen hubs.
• Waarom? Als je de volume-macht hebt om betere transporttarieven te krijgen dan de fabriek zelf, is dit de goedkoopste optie. Maar let op: je moet wel een betrouwbare partner ter plaatse hebben die de Chinese exportdouane voor je regelt.

2. Free On Board (FOB) – Het advies van Cargoplot

FOB wordt veel gebruikt bij zeevracht. De verkoper is verantwoordelijk voor het laden van de goederen op het schip en de exportdocumentatie. Zodra de goederen aan boord zijn, is de koper verantwoordelijk voor de verzekering, verdere transportkosten en de inklaring bij de douane. Deze term is populair vanwege de duidelijke verdeling van de taken, en ideaal voor mkb-bedrijven, webshop-eigenaren en importeurs die grip willen op hun marges zonder lokaal gedoe in China.

• Branches: De standaard voor consumentengoederen, zoals elektronica, meubels en kleding.
• Waarom Cargoplot FOB adviseert: Dit is de "gouden balans". De leverancier regelt het transport naar de haven en de exportdocumenten (zij kennen de weg in China). Zodra de goederen op het schip staan, neem jij het over. Je hebt geen agenten in het buitenland nodig; je houdt de controle over de zeevrachtkosten en de planning via je eigen platform.

3. Free Carrier (FCA)

Bij FCA levert de verkoper de goederen af bij een door de koper gekozen vervoerder op een afgesproken locatie. De verkoper regelt ook de exportdocumenten en vergunningen. Het risico gaat over op de koper zodra de goederen op de afgesproken plek zijn afgeleverd. FCA is een flexibele term die geschikt is voor verschillende soorten transport. Deze incoterm is ideaal voor bedrijven die werken met koeriersdiensten, luchtvracht of complexe logistieke hubs.

• Branches: Veelgebruikt in de high-tech sector en voor reserveonderdelen die snel (per luchtvracht) geleverd moeten worden.
• Waarom? Het is de moderne vervanger van FOB voor alles wat niet over zee gaat. Ideaal als je bijvoorbeeld een zending laat ophalen bij een magazijn nabij de luchthaven van Shanghai.

4. Delivered At Place (DAP)

Bij DAP is de verkoper verantwoordelijk voor de levering tot aan de door de koper opgegeven bestemming. De koper neemt het stokje over zodra de goederen klaarstaan om gelost te worden. De koper regelt zelf de douaneafhandeling en betaalt de invoerrechten en belastingen. In China nemen lokale expediteurs vaak taken van de verkoper over, wat voor verwarring kan zorgen als de verwachtingen niet duidelijk zijn. Ideaal voor bedrijven die gemak willen, maar wel hun eigen btw- en douane-afhandeling in Nederland willen controleren.

• Branches: Vaak gezien bij de import van machines of medische apparatuur waarbij de leverancier garant staat voor een veilige levering tot aan de drempel, maar jij als koper de juridische importeur (met de bijbehorende belastingvoordelen) wilt blijven.
• De valkuil: In China zie je vaak dat lokale expediteurs taken overnemen, wat voor onverwachte vertraging kan zorgen. Je bent hier afhankelijk van de snelheid van de partner van je leverancier.

5. Delivered Duty Paid (DDP)

DDP legt de maximale verantwoordelijkheid bij de verkoper. Deze regelt het hele proces: van transport tot en met de douaneafhandeling en het betalen van invoerrechten en belastingen. De koper heeft nauwelijks verplichtingen tot de goederen op de bestemming aankomen. In China wordt DDP vaak uitgevoerd door lokale agenten namens de verkoper, wat soms onduidelijkheid geeft over de exacte voorwaarden. De ideale incoterm voor startende ondernemers of incidentele kopers die een "all-in" prijs willen zonder enige omkijken naar de douane.

• Branches: Veelgebruikt bij dropshipping en kleine zendingen van bijvoorbeeld promotiemateriaal of samples.
• Waarom dit vaak duurder is: De verkoper neemt elk risico en elke administratieve handeling van je over, maar rekent daarvoor een flinke opslag. Bovendien mis je vaak de transparantie over de betaalde btw, wat lastig kan zijn voor je eigen boekhouding. Cargoplot ziet vaak dat ondernemers hierdoor ongemerkt te veel betalen voor hun logistiek.

Conclusie

Inzicht in Incoterms is essentieel om kosten te beheersen en risico's te beperken. Door de juiste term te kiezen die past bij jouw specifieke zending, zorg je voor een efficiënt logistiek proces zonder verrassingen.

Veelgestelde vragen over Intocerms

Wat zijn Incoterms precies?

‍Incoterms zijn internationaal vastgelegde afspraken die bepalen wie verantwoordelijk is voor de kosten, risico's en logistieke taken (zoals transport en douane) tijdens de verzending. Ze voorkomen onduidelijkheid tussen koper en verkoper.

Waarom adviseert Cargoplot vaak FOB bij import uit China?

‍FOB wordt gezien als de "gouden balans". De leverancier regelt de lokale afhandeling in China (waar zij de weg kennen), maar zodra de goederen op het schip staan, heb jij de volledige controle over de kosten en planning. Dit voorkomt verrassingen door vage agenten in het buitenland.

Wanneer kan ik beter voor EXW kiezen in plaats van FOB?

‍EXW is vooral geschikt voor ervaren importeurs of grote modeketens en zware industrie die over de volume-macht beschikken om zelf scherpere transporttarieven te regelen dan de fabriek. Je moet dan wel zelf een betrouwbare partner in China hebben voor de exportdouane.

Wat is het grootste risico van DDP?

‍Hoewel DDP (Delivered Duty Paid) zorgeloos klinkt, is het vaak de duurste optie omdat de verkoper een hoge risico-opslag rekent. Daarnaast heb je minder transparantie over de betaalde btw, wat problemen kan geven bij je Nederlandse belastingaangifte.

Welke Incoterm is het meest geschikt voor luchtvracht?

‍Voor luchtvracht (en treintransport) is FCA (Free Carrier) de modernste en meest flexibele keuze. Het werkt vergelijkbaar met FOB, maar is specifiek ontworpen voor alle transportmodi buiten de zeevracht om.

‍