Sea way bill: De sleutel tot sneller importeren zonder demurrage

De Bill of Lading (B/L): Jouw vesting van controle

De Bill of Lading, in het Nederlands ook wel de zeevrachtbrief genoemd, is de traditionele hoeksteen van de zeevracht. Het is een document dat staat voor maximale zekerheid: een ontvangstbewijs, een vervoerscontract, en (niet onbelangrijk) een verhandelbaar eigendomsdocument.

De beste analogie? Zie de B/L als de notariële akte van je lading. Alleen de persoon die het originele document fysiek in handen heeft, kan de goederen opeisen. Wie de zeevrachtbrief bezit, bezit de lading.

Dit fysieke document wordt per koerier verstuurd. Dit proces is waterdicht, maar ook traag en duur. Een zogenaamde 'Telex Release' is een digitale omweg, waarbij de originelen in de laadhaven worden ingeleverd. Dit is sneller dan de koerier, maar lost niet alle bureaucratie op en brengt vaak extra kosten met zich mee. Kosten die je bij een sea way bill niet hebt.

De Sea way bill (SWB): Gemaakt voor snelheid

Waar de B/L een fort is, is de sea way bill een snelweg. De sea way bill is een ontvangstbewijs en vervoerscontract, maar nadrukkelijk géén eigendomsdocument. Het is niet verhandelbaar.
Vergelijk de SWB met een vliegticket op naam. Het bewijst dat je recht hebt op vervoer, maar je kunt het niet doorverkopen. De goederen worden simpelweg vrijgegeven aan de vooraf gespecificeerde ontvanger. Geen koeriers, geen wachttijden, geen extra rompslomp.

De keerzijde? Zodra de goederen zijn vrijgegeven, heb je geen enkel commercieel machtsmiddel meer. De B/L, die je achter de hand houdt totdat de betaling binnen is, biedt wél die ultieme vorm van controle.

De risicoafweging

De keuze is een bewuste afweging. Gebruik dit model voor elke zending.

De Bill of Lading voor controle cruciaal:

• De betaling is nog niet (volledig) voldaan: De B/L is je financiële drukmiddel. Geen betaling = geen documenten = geen goederen.
• Je werkt met een Letter of Credit (L/C): Banken eisen vrijwel altijd een originele B/L als onderpand.
• Je wilt de goederen tijdens het transport kunnen doorverkopen: Omdat de B/L verhandelbaar is, kun je het eigendom overdragen terwijl de lading nog op zee is.
• Je werkt met een nieuwe leverancier: Totdat er een rotsvaste vertrouwensband is, biedt de B/L de enige echte zekerheid.

De sea way bill voor snelheid en vertrouwen:

• Je hebt een ijzersterke relatie met de leverancier: Ideaal voor zendingen tussen eigen vestigingen of met een jarenlange strategische partner.
• De goederen zijn al volledig vooruitbetaald: Het financiële risico is weggenomen. De B/L als controlemiddel levert dan alleen maar vertraging op.
• Je wilt demurrage-kosten absoluut vermijden: Bij korte transittijden (bv. binnen Europa) komt de container vaak aan vóórdat de B/L per koerier kan arriveren. Een SWB is dan essentieel.

Recent hielpen we een importeur die door documentvertraging met een B/L €840 aan demurrage riskeerde. Voor de volgende zending adviseerden we een sea way bill, waarmee de containers direct bij aankomst werden vrijgegeven. Probleem opgelost.

Pak de regie over je documenten

Als importeur op FOB-voorwaarden (Free On Board), de standaard voor import uit Azië, regel jij de zeevracht. Dat betekent dat jij de keuze maakt tussen een B/L en een SWB. Je bent niet overgeleverd aan de voorkeur van je leverancier; jij bepaalt.

Bij Cargoplot is dit geen bijzaak, maar een kernonderdeel van het boekingsproces. Ons platform dwingt je om deze strategische keuze bewust te maken. We bouwen aan de vertrouwensrelatie die nodig is om vaker te profiteren van de snelheid van een sea way bill, onder meer door radicaal transparant te zijn – we laten je zelfs onze marge op een zending zien.

Stop met betalen voor verouderde processen. Een B/L is voor controle, een sea way bill is voor snelheid. De juiste keuze is een weloverwogen beslissing, geen administratieve formaliteit.

‍

Veelgestelde vragen over sea way bills

Wat is het fundamentele verschil tussen een Bill of Lading (B/L) en een sea way bill (SWB)?

De Bill of Lading (of zeevrachtbrief) is een eigendomsdocument en verhandelbaar; wie het originele document bezit, bezit de lading. De sea way bill is slechts een bewijs van vervoerscontract en is niet verhandelbaar, te vergelijken met een vliegticket op naam. Bij een SWB worden goederen vrijgegeven aan de vooraf genoemde ontvanger zonder dat er een origineel papier nodig is.

Wanneer moet ik kiezen voor een Bill of Lading?

Kies voor een Bill of Lading wanneer controle en financiële zekerheid leidend zijn, bijvoorbeeld als je met een nieuwe leverancier werkt of de betaling nog niet (volledig) is voldaan. Omdat de B/L een verhandelbaar eigendomsdocument is, is deze keuze ook noodzakelijk wanneer je werkt met een Letter of Credit of als je de goederen tijdens het transport wilt kunnen doorverkopen.

Wanneer is een sea way bill de beste keuze?

Een sea way bill is de beste keuze wanneer snelheid en efficiëntie voorop staan en het financiële risico laag is, zoals bij zendingen die volledig vooruitbetaald zijn of tussen eigen vestigingen plaatsvinden. Omdat je niet hoeft te wachten op fysieke documenten, is de SWB ideaal bij een sterke vertrouwensband met de leverancier of bij korte transittijden om dure demurrage-kosten te vermijden.

Wat is het grootste risico van een Bill of Lading?

Het proces is traag en gevoelig voor vertraging. Het originele document moet vaak fysiek per koerier worden verstuurd. Als de container eerder aankomt dan het document, staat de container stil in de haven. Dit leidt tot hoge demurrage-kosten en frustratie.

Wat is een 'Telex Release’?

Een Telex Release is een digitale omweg waarbij de originele B/L's in de laadhaven worden ingeleverd, zodat de vrijgave digitaal kan gebeuren. Hoewel dit sneller is dan een koerier, brengt het vaak extra kosten met zich mee en neemt het niet alle bureaucratie weg die je bij een SWB überhaupt niet hebt.

‍